El momento de implantar la factura electrónica está más cerca. Desde hace meses escuchamos que este 2023 entra en vigor; así que, sí o sí, hay que familiarizarse con ella y sobre todo aprender cuáles son las ventajas que nos va a traer este sistema de facturación para sacarle el máximo partido.
Hay que tener presente que la factura electrónica va a tener los mismos efectos legales que tiene actualmente la factura en papel convencional. Eso sí, la nueva e-factura podrá ser de dos tipos: las facturas estructuradas en los que los datos se generan de forma automática por el sistema y las facturas no estructuradas que se emiten directamente en formato PDF.
Beneficios de implantar la factura electrónica
Según los últimos datos oficiales se estima que en España hay casi 3 millones de pymes y uno de los objetivos de la Ley Crea y Crece al hacer obligatorio el uso de la factura electrónica es favorecer y agilizar las gestiones empresariales y luchar contra la elevada tasa de morosidad y el fraude.
Pero eliminar las facturas en papel en favor de las digitales también busca ahorrar costes a la vez que se favorece la sostenibilidad.
Veamos con más detalle las principales ventajas derivadas de implantar la factura electrónica:
- Control preciso de las transacciones. Una de las mayores ventajas de esta herramienta tecnológica es que se logra un mayor control tanto en la emisión como en la recepción de facturas. Además, todo queda registrado y archivado en un histórico que se puede consultar en cualquier momento.
- Ahorro de tiempo y mejora de la productividad. Disponer de esta tecnología permite automatizar tareas como el envío de facturas y conocer el estado de las que están pendientes de cobro. Esto agiliza la labor administrativa y deja más tiempo para dedicarse a otras tareas de mayor valor añadido.
- Ahorro de costes. Implantar la factura electrónica reporta a la empresa diferentes fuentes de ahorro. Por un lado, con la factura digital se ahorran costes de papel, tinta, archivadores, estanterías, gastos de envío postal, etcétera. Por otro lado, al tener un riguroso control de las facturas emitidas, cobradas y pendientes se consigue no perder ni un euro.
- Mayor seguridad. Al disponer de un sistema de emisión y recepción de facturas electrónicas el incremento de la seguridad es notable. Normalmente, se utilizan redes privadas con protocolos muy específicos que minimizan el riesgo de hackeo o cualquier tipo de estafa.
- Eliminar el riesgo de pérdida. Gracias al almacenamiento seguro las soluciones de facturación electrónica eliminan el riesgo de que los documentos físicos se pierdan, consecuencia muchas veces de errores humanos. Algo más habitual de lo que parece que puede costar miles de euros a las empresas. Además, siempre es posible consultar digitalmente cualquier factura.
- Facilita la colaboración entre departamentos. Una herramienta de facturación digital hace más fácil y más ágil la comunicación entre distintos departamentos de una empresa, contribuyendo a una mayor eficiencia y productividad.
- Cuidado del medioambiente. El ahorro de papel y de tinta se traduce además de un ahorro de costes en una reducción del impacto medioambiental al reducir la necesidad de papel y las emisiones de CO2 a la atmósfera por su transporte.
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