Nadie puede negar que en el actual mundo de los negocios, la digitalización se ha convertido en un imperativo. Las empresas, grandes y pequeñas, se esfuerzan por mantenerse a la vanguardia de la tecnología para optimizar sus procesos y ofrecer un servicio más eficiente a sus clientes. En este contexto, la facturación electrónica emerge como una herramienta clave para agilizar las transacciones comerciales y reducir la burocracia. Y para acelerar esta transformación digital han impuesto la e-factura, entonces, ¿quiénes están obligados a la factura electrónica?
Un breve repaso de qué es la factura electrónica
Antes de meternos en faena, no está de más hacer un recordatorio sobre qué se entiende por factura electrónica. Pues bien, la también llamada e-factura es mucho más que un simple archivo PDF enviado por correo electrónico. Es un documento digital con validez legal que reemplaza a las facturas en papel. Su uso se ha extendido en todo el mundo debido a sus múltiples ventajas:
- Eficiencia: La emisión y recepción de facturas electrónicas es instantánea. Esto significa que se elimina el tiempo de espera del correo postal y a la vez también se evitan los errores de transcripción.
- Ahorro de costos: Adiós al papel, la tinta y los sellos. La factura electrónica reduce los gastos administrativos.
- Seguridad: Cada factura electrónica está firmada digitalmente, garantizando su autenticidad y evitando fraudes.
- Sostenibilidad: Muchas de las ventajas descritas contribuyen al cuidado del medio ambiente al reducir el consumo de papel.
Entonces, ¿quiénes están obligados a usarla la factura electrónica?
La obligación de la factura electrónica afecta a todas las empresas (públicas y privadas) y autónomos que operen en España, independientemente de su tamaño o sector. Aunque hay que puntualizar que esta norma no afecta a las relaciones con consumidores finales (B2C).
En cuanto a los plazos sobre quienes están obligados a la factura electrónica, hay algunas diferencias:
- Desde el 1 de enero de 2024 es obligatorio para las empresas con un volumen de facturación superior a 8 millones de euros.
- Desde el 1 de enero de 2025 lo será para las empresas con un volumen de facturación entre 1 y 8 millones de euros.
- A partir del 1 de enero de 2026, para el resto de empresas y autónomos (es decir, para todos los que tengan una facturación inferior a 1 millón de euros).
Y ¿qué sucede si no se cumplen estas normas? Pues como es lógico, el Estado se reserva el derecho de sancionar a los que no cumplan. Las sanciones varían y pueden ser:
- Apercibimiento: Primera infracción.
- Multas de 200 a 5.000 euros: Infracciones leves.
- Multas de 5.001 a 100.000 euros: Infracciones graves.
- Multas de 100.001 a 300.000 euros: Infracciones muy graves.
¿Qué hacer para adaptarse?
Como hemos podido comprobar, más tarde o más temprano, todas las empresas y negocios van a tener que sumarse a la factura electrónica, así que no queda otra que asumirlo y adaptarse lo antes posible. No hay que ser reticente ante este avance tecnológico, ya que las ventajas que trae con él son muchas e importantes.
Para adaptarse de la mejor manera, es conveniente solicitar el alta en el sistema de Facturación Electrónica de la Agencia Tributaria. También es muy importante elegir una solución de facturación electrónica compatible con el sistema de la AEAT. Y, por último, la mejor manera de familiarizarse con la herramienta es usándola, es decir, empezar a emitir y recibir facturas electrónicas.
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