Ya sabemos que la factura electrónica obligatoria es un hecho. Es algo que nos guste o no tenemos que asumir. La cuestión es saber para quién es obligatoria, qué plazos hay para su implantación, cómo debe ser y, por supuesto, qué beneficios nos va a reportar.
Para tener todo bien claro lo mejor es empezar por el principio; es decir, qué es una factura electrónica. Como recuerdan desde el Ministerio de Hacienda y el Ministerio de Asuntos Económicos y Transición Digital, la factura electrónica o e-factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios que se expide y emite en formato electrónico. Tiene los mismos efectos que una factura en papel y su principal ventaja es que es una herramienta digital que ayuda a reducir las cargas administrativas. Gracias al envío y recepción automática de facturas, estas se validan de manera rápida y sin errores humanos.
¿Por qué una factura electrónica obligatoria?
Existen varios motivos para apostar por la implementación de la factura electrónica, uno de los que más importa a los Gobiernos es que es una ayuda eficaz para combatir el fraude fiscal, para controlar la actividad económica y para ayudar a limitar las pérdidas financieras.
A nivel europeo según el informe Brecha del IVA de la Comisión Europea del 2022, la UE perdió más de 134.000 millones de euros en ingresos por IVA. Y si hablamos de España en concreto, el fraude fiscal causa pérdidas anuales de 60.000 millones por impuestos evadidos y otros 31.000 millones de euros por cuotas defraudadas a la Seguridad Social. Todo esto supone unas pérdidas de más de 90.000 millones de euros al año.
Unas cifras que están haciendo que países de todo el mundo se apunten a la e-factura. Aunque los Estados miembros de la UE tienen cierta flexibilidad para implantar la factura electrónica obligatoria tanto con los agentes públicos (B2G) como con los privados (B2B), actualmente, en el 85% de los países de la UE es obligatorio.
Beneficios para el empresario de la obligatoriedad de la factura electrónica
Además de estas ventajas, la factura electrónica obligatoria trae diferentes beneficios a empresas y autónomos. Podríamos distinguir dos grandes bloques de beneficios:
- Optimización de los procesos
- Ahorro de tiempo y personal que se puede dedicar a otras actividades
- Mejora de la productividad personal
- Ahorro de costes en papel y envíos
- Más facilidad para archivar y recopilar
- Ahorra de espacio (papeles)
- Evita pérdidas y deterioro de documentación
- Reducción del tiempo de cobro
- Mejora de los canales de comunicación con clientes
- Transmisión electrónica de datos rápida, instantánea
- Interacción automática de las facturas
- Calidad de las facturas, reducción de los errores humanos
- Disponibilidad de un histórico de facturas
- Mayor seguridad en datos y comunicación
Algunos datos sobre la implantación de la factura electrónica obligatoria
Estas mejoras no son solo frases que quedan bien. Hay datos que demuestran los beneficios de la factura electrónica obligatoria. Según el Estudio comparativo del uso de la factura electrónica en España realizado por Grupo Seres, en 2021 se emitieron más de 296 millones de efacturas, que supusieron un ahorro de dinero de 2.300 millones de euros. Y si hablamos de tiempo, se ahorran más de 600 años laborales. En cuanto al cuidado del medio ambiente, este estudio indica que se evitó la tala de más de 16.000 pinos. Centrándonos en concreto en las pequeñas empresas, se calcula que el ahorro de costes para los autónomos puede llegar a un 60%.
Para quién y cuándo hay que adherirse a la factura electrónica
El objetivo es que digamos adiós a la factura en papel en favor de la factura digital. Para ello, la Ley 18/2022 de 28 de septiembre de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece, establece la obligatoriedad para los autónomos y todas las empresas de emitir solo factura electrónica.
¿Cuándo? Pues a raíz de esta Ley se establece que:
- Desde el 1 de enero de 2023 la factura electrónica es obligatoria para autónomos o empresas que facturen más de 8 millones de euros.
- A partir de 2025 lo será para cualquier tipo de empresa y autónomo que facture menos de 8 millones de euros al año.
Cómo debe ser la e-factura obligatoria
Otro tema que preocupa a todo aquel que tenga que emitir facturas es cómo deben ser. Desde el Ministerio de Hacienda señalan que hay que distinguir entre dos tipos de facturas electrónicas:
- Estructuradas, en las que los datos son generados automáticamente por los sistemas de facturación.
- Sin estructurar, que son las que por lo general se emiten directamente en formato PDF, pero también pueden ser escaneadas en papel.
Asimismo y según se establece desde la nueva Ley Crea y Crece todos los empresarios deberán cumplir una serie de condiciones. Entre ellas destacan:
·La obligatoriedad de expedir, remitir y recibir facturas electrónicas en todas sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
·Proporcionar información sobre el estado de las facturas, tanto si se es emisor como receptor.
·Emplear soluciones tecnológicas y plataformas que garanticen la interconexión e interoperabilidad gratuitas.
·No se puede exigir un modelo, solución o plataforma determinada.
·Durante 4 años desde la emisión de las facturas los destinatarios pueden pedir una copia de sus facturas sin que esto suponga un gasto adicional. Además, podrán seguir consultando sus facturas, aunque se haya resuelto su contrato. Asimismo, tampoco caduca su derecho a acceder a las facturas emitidas con anterioridad.
Sanciones por no cumplir con la obligatoriedad de la factura electrónica
Aunque para los autónomos y las empresas que facturen menos de 8 millones de euros aún hay plazo para la implementación de las facturas electrónicas, no hay que dormirse en los laureles.
Incurrir en el incumplimiento de la normativa no sale gratis. De hecho se calcula que las sanciones podrían ascender hasta los 10.000 euros.
Ayudas para la digitalización a la hora de implantar la factura electrónica
Todos estos cambios pueden parecer muchos y, sobre todo para las pymes, pueden provocar angustia para cumplir con las nuevas normativas. Pero no hay que preocuparse, aún hay tiempo y además existen diferentes opciones para no incurrir en faltas. Una de ellas son las ayudas a través del Kit Digital.
Gracias a esta iniciativa del Gobierno se conceden diversas subvenciones destinadas a la implantación de soluciones digitales que fomenten la digitalización de las empresas. Así que los autónomos y pymes disponen del apoyo del Kit Digital para implementar la facturación electrónica en su empresa, y así cumplir con la nueva normativa impuesta. Esta ayuda se traduce en un importe máximo de 2.000€ dividido en:
Ayudas de1.000 euros para empresas de 0 a 3 empleados.
2.000 euros para empresas de 3 a 9 trabajadores.
2.000 euros para las empresas de entre 10 y 50 empleados.
Es importante recordar que con la factura electrónica obligatoria se va disfrutar de varias funcionalidades y servicios como:
- Envío y recepción de facturas electrónicas directamente, al menos por correo electrónico.
- Se puede emitir y recibir un número ilimitado de facturas.
- Capacidad de enviar facturas a un número infinito de clientes.
- Emisión de facturas verificables con la Agencia Tributaria por parte del comprador.
La forma más sencilla de gestionar y emplear el bono del Kit Digital es contar con la ayuda de empresas especializadas. En Pulsartec somos conscientes de todo lo que supone sumarse a la facturación electrónica, por eso diseñamos soluciones modulares que se ocupan de todos los aspectos de la factura electrónica.
Un sistema digital en el que además de todas las facturas actuales dispondrás de una herramienta funcional que ayuda a la automatización de los procesos y a disponer de información veraz y en tiempo real que permita mejorar y hacer crecer tu negocio.
