Todo lo que siempre quisimos saber sobre la Gestión de Servicios de Impresión y nadie nos explicó.
La Gestión de Servicios de Impresión (del inglés, Managed Print Services – MPS), es un modelo de negocio que permite a las compañías controlar su infraestructura de impresión, racionalizar el hardware que utilizan y sacar partido a un nivel de servicio continuo con un partner estratégico.
Antes de conocer los beneficios que MPS aporta a las empresas, tratemos de ver cómo hemos llegado a este punto. Lejanos (si a 10 años se le puede llamar eso) que dan aquellos días en que los fabricantes de hardware lanzaron al mercado sus primeros equipos multifuncionales (MFP), que integraban en un solo dispositivos las funciones de impresión, copia y escaneo. Previamente a ello, ya las impresoras (monofuncionales, solo servían para imprimir) incorporaban tarjeta de Red Local para que la misma fuera compartida por varios usuarios conectados a la misma, en vez de que cada uno tuviéramos una en nuestro puesto de trabajo. Con estos dos hechos ya pensábamos que teníamos el paradigma de la estructura de impresión de nuestras empresas, aunque lo que lo «único» (nada menos y nada menos) de lo que disponíamos era de una plataforma física potente y coherente que había que domar, y para ello dotar a la infraestructura hardware de Tecnología de la Información de la empresa de elementos de gestión que pusieran paz a tanto potencial.
Por azares del destino y con el uso del dispositivo, descubrimos que para su correcto funcionamiento teníamos que cambiarle el tóner cuando se acababa el que traía de dotación y también los fotoconductores y otros elementos físicos que tenían una vida útil determinada. Además, como todos los bienes, a veces este funcionamiento se interrumpía, debido a averías siempre imprevistas. Cuando ocurrían cualquiera de estos dos casos, no solamente dejábamos de imprimir (nosotros mismos y nuestros colegas que usaban el dispositivo de impresión en modo compartido en nuestra LAN), sino que demandábamos a la Compañía que se desencadenase un proceso de intervención inmediata para pudiéramos seguir imprimiendo. Alguien (en las empresas de tamaño mediano y grande, del Departamento de Servicios Generales) había de comprar y/o servirnos de su stock el tóner o fotoconductor a sustituir. Si era el tóner, las cosas no eran muy graves, pues cuando ya por fin estaba en nuestras manos, éramos capaces de sustituirlos nosotros mismos, pero cuando era el fotoconductor, era algún colega del Departamento interno de IT el que recibía nuestra llamada para que procediera a venir a nuestra impresora a cambiarlo o para que avisase al proveedor de servicios de Mantenimiento de nuestra empresa, para que lo hiciese el técnico correspondiente.
En definitiva, y centrándome en mi corta memoria histórica, recuerdo aquella panacea de impresión en forma de un MFP con tecnología láser conectado a la LAN de la Compañía y que nos daba la posibilidad de imprimir en la misma a todo mi Departamento de 12 personas, incluido mi jefe que cuando pulsaba la orden de impresión acudía inmediatamente al Multifuncional esperando que su trabajo estuviera allí. La anécdota (por llamarlo de alguna manera) se daba cuando se acababa el tóner, siempre de repente y casualmente, como demuestra la ley de la probabilidad, cuando alguno de nosotros tenía un trabajo urgente que imprimir. Entonces la secretaría llamaba a Servicios Generales y pedíamos el consumible correspondiente (por escrito y con dos firmas, pues habían de imputar a nuestro Centro de Coste su precio). Si disponía SG de él en nuestro edificio, nos lo bajaban y lo colocábamos, con lo que alguno (el del trabajo urgente) sufría un pequeño ataque de nervios; lo peor era cuando el stock del mismo estaba en el almacén de las afueras de Madrid y debíamos esperar al día siguiente para poner de nuevo el MFP en marcha, con lo que se convertía la situación en un pequeño drama para el de las urgencias y un pequeño/gran ataque de nervios para todos los demás. Y ya no digo nada cuando no disponíamos de stock del tóner ni en el edificio, ni en el almacén, pues había que comprarlo y ya los tres días no nos los quitaba nadie: entonces, drama para todos…
Bueno, si ya era el fotoconductor (este elemento sí que no se tenía en stock, pues depende su sustitución del número de páginas impresas desde su ultimo intercambio y allí nadie llevaba la cuenta de las mismas) la anécdota era siempre problema y el ataque de nervios siempre drama: la secretaria llevaba el papel (aquí con tres firmas, pues su precio iba cargado al Centro de Coste de IT) a Servicios Generales, que lo cursaba a Compras, que a su vez lo compraba y cuando lo recibíamos, era el Departamento interno de IT el que mandaba un técnico a que lo instalara. En definitiva, ya contábamos con los tres días de rigor cuando se daba esta circunstancia.
Y estas situaciones se producían aproximadamente cada mes y medio para el tóner y cada cuatro para el fotoconductor por término medio. Pero había otras más imprevisibles, que hacía que durante al menos cinco días tuviéramos que imprimir en otro MFP ubicado en el piso de arriba: las averías, que se daban menos cuando la impresora era joven, pero que se prodigaban con más frecuencia de la deseada cuando el dispositivo iba cumpliendo meses. Cuando se producían, la primera visita a nuestro elemento de impresión era de un técnico interno de IT, que avisaba al proveedor externo de Servicios de Mantenimiento, el cual por término medio venía a ver el MFP dos veces: una para ver lo que le pasaba (no siempre llevaba encima la pieza de repuesto) y otra con la pieza para solventar la incidencia.
Conclusión: disponíamos, gracias al estado de la tecnología, de una potente herramienta de impresión, pero que requería de una gestión profusa y dilatada en el tiempo en la que intervenían varios departamentos de la corporación y en que los tiempos de espera entre la gestión en cadena para la resolución de los problemas eran realmente altos. Es por esto que la decisión inmediata fue optar por la implantación de una Gestión de Servicios de Impresión. Las preguntas que nos hicimos para dicha implantación fueron claves y la última nos dio la respuesta definitiva a la decisión:
- ¿Cuánto nos cuesta imprimir una página b&n? ¿Y una color?. Y… ¿Cuánto cuesta a la empresa toda la impresión de un año?
- ¿Qué tiempo dedica IT, Compras, y Servicios Generales en gestionar las impresoras de la compañía?
- ¿Tenemos un criterio de TCO (coste total de impresión) a la hora de elegir impresoras?
- ¿Qué fabricante es el mejor para elegir una impresora?
- ¿Cuánto tardan de media en repararme una impresora?
- ¿Cuánto tiempo estuvieron paradas las impresoras el año pasado? ¿No será que nos «sobran» algunas en la empresa?..
- Y… ¿Queremos empezar a tener ahorros de gestión y de impresión?
Teniendo claro el objetivo específico de la empresa (que no es el de imprimir, sino dedicarnos a nuestro negocio particular) y considerando que cualquier proceso interno, cuanto más integrado esté con la orientación de su propio negocio, mayores beneficios obtendrá la Compañía, se decidió buscar una solución que:
- Sea un Servicio de Gestión de Impresión que abarca todo: desde la elección de las impresoras, su mantenimiento, instalación, y hasta el suministro e instalación de cualquiera de sus consumibles.
- Sea Multimarca y multiservicio: para cada uso, seleccionar la mejor opción de impresión del mercado.
- No proponga cambiar las impresoras que ya se posean. Que tan sólo gestione y facture el coste real de impresión por máquina.
- Acepte compromisos de niveles de servicio.
- Proporcione regularmente informes de gestión: impresión por equipo y por centro de costes, informes de optimización, de consumibles, etc.
- Se amolde a la estructura actual: no ha de pedir que se cambien los procesos salvo que los beneficios sean evidentes.
Sabido es además (según una reciente investigación de Gartner) que la mayoría de empresas gastan entre un uno y un tres por ciento de sus ingresos en trabajos de impresión. Es por tanto fundamental identificar la manera más eficiente e inteligente de imprimir para cada negocio, recortando costes y asegurando la productividad en el proceso. Y todo ello se consigue a través de la implantación de una solución Pay Per Print que nos ha de permitir olvidarnos de los sistemas corporativos de impresión, centrándonos en nuestro propio negocio.
Los beneficios aportados por la solución son evidentes para las empresas, al constituir Pay per Print un mecanismo que permite a las mismas utilizar las mejores prácticas de gestión de consumibles, un servicio de soporte adecuado a sus necesidades y una mejora evidente de su infraestructura, ayudando a las empresas a:
- Optimizar el flujo de impresión: imprimir lo que se precise y donde se precise
- Racionalizar la infraestructura de impresión
- Controlar los consumibles de impresión para mantener la productividad
- Minimizar los costes de impresión, incluso aquellos ocultos
- Reducir el tiempo de inactividad de la impresora por avería
